Pilnībā digitalizēta grāmatvedība – sapnis vai mūsdienu realitāte?
2022. gada janvārī spēkā stājās jaunais “Grāmatvedības likums”, kas aizstāja gandrīz pirms 30 gadiem pieņemto likumu “Par grāmatvedību”. Protams, ar jaunā likuma stāšanos spēkā nemainās grāmatvedības kārtošanas pamatprincipi un prasības – joprojām grāmatvedībā ir jāatspoguļo katrs darījums, kas rada izmaiņas mantas stāvoklī un lai kompetenta trešā persona varētu gūt skaidru priekšstatu par katru darījumu. Līdz ar jaunā likuma stāšanos spēkā, ir virkne iespēju, kā ikviena uzņēmuma darbību var efektivizēt, izmantojot digitālos rīkus un ieguldot nelielus līdzekļus procesu sakārtošanā, kas ilgtermiņā nesīs paliekošu labumu.
Ar ko sākt?
Lai uzņēmums grāmatvedību varētu organizēt pilnībā digitāli, vispirms ir jāsakārto digitālā vide, kurā tiks glabāti dati. Likums nosaka, ka dokumenti elektroniskā formā glabājami Latvijas Republikas vai citas Eiropas Savienības dalībvalsts teritorijā. Tātad, izvēloties dokumentu glabāšanas vietu, piemēram, mākoņpakalpojumu, jāpievērš uzmanība tam, kurā vietā šis mākoņrisinājums glabās uzņēmuma datus.
Ne mazāk svarīgi ir nodrošināties ar kvalitatīvu biroja tehniku, piemēram, ar skeneri, kam ir divpusēja skenēšanas iespēja un automātiska dokumentu padeve, kā arī skenēšanas iespēja pa tiešo uz dokumentu glabāšanas vietu. Avansa norēķinu personām noteikti būtu nepieciešams instalēt aplikācijas mobilajā lietotnē, lai ātri un ērti ieskenētu čekus, kas pa tiešo tiek nosūtīti uz grāmatvedības programmu.
Nevajadzētu aizmirst arī par grāmatveža darba vietas ērtumu – šajā gadījumā būtu nepieciešams izvērtēt, vai esošais monitoru skaits ir pietiekams, lai grāmatvedis spētu ērti nolasīt, apstrādāt un salīdzināt informāciju dažādos informācijas nesējos.
Lai gan straujiem soļiem virzāmies uz elektroniskajiem dokumentiem, ir skaidrs, ka lielākajai daļai uzņēmumu vēl kādu laiku ir un būs jāsaskaras ar papīra dokumentu saņemšanu un uzglabāšanu. Ja uzņēmums ir pieņēmis lēmumu, ka visi dokumenti tiks uzglabāti tikai un vienīgi elektroniskajā formā, ir vērts padomāt par ērtu un drošu papīra veida dokumentu iznīcināšanu, piemēram, iegādājoties papīra smalcinātāju.
Kā organizēt?
Uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādāšanu, tai skaitā, par dokumentu uzglabāšanu. Pirms dokumentu uzglabāšanas elektroniskā formā, grāmatvedības organizācijas dokumentos noteikti ir skaidri un saprotami jānorāda, kā un kur tiks glabāti dokumenti, kam būs piekļuve dokumentem, kas to kontrolēs, jānosaka atbildīgās personas. Pareiza un likumdošanai atbilstoši izstrādāta grāmatvedības organizācijas dokumentu pakete ir viens no svarīgākajiem stūrakmeņiem efektīva grāmatvedības procesa organizācijai.
Kādi ir ieguvumi?
· Iegūst grāmatvedis. Saņemot vai pārveidojot dokumentus elektroniskā formā, paveras dažādas robotizācijas iespējas. Ar atsevišķu lietotņu palīdzību ir iespējams daļēji vai pilnībā nolasīt pavadzīmes, rēķina vai čeka datus, kas importējas grāmatvedības programmā un grāmatvedim atliek vien pārbaudīt, apstiprināt un attiecīgi veikt grāmatojumus. Nav nepieciešams veltīt tik daudz laika manuālai datu ievadei.
· Nav jāglabā čeki. Atver aplikāciju, nofotogrāfē, apstiprini un aizmirsti par ikmēneša čeku kaudzes nodošanu grāmatvedim.
· Samazinās izmaksas. Maksā mazāk par grāmatvežu darbu – līdz ar procesu digitalizāciju un automatizāciju, grāmatvežu izmaksas vari samazināt pat uz pusi. Iespējams, uzņēmumam vairs nebūs nepieciešams tik liels grāmatvežu skaits. Pārejot uz rēķinu izrakstīšanu tikai elektroniskā formā, uzņēmums būtiski ietaupīs izdevumus par kancelejas precēm.
· Dokumenti ir vienmēr pieejami. Gan uzņēmuma vadībai, gan grāmatvedībā iesaistītām personām visi dokumenti ir vienmēr pieejami. Nav svarīgi, no kuras vietas veic savu darbu – attālinātā darba iespējas paliek vēl reālākas pat grāmatvežiem, kas vienmēr tikuši uzskatīti par jebkura ofisa “pamatelementu”, kas vienmēr ir uz vietas, jo līdz šim nebija iespēja paņemt visas mapes līdzi uz mājām vai izbraucienu.
· Valsts ieņēmumu dienesta (VID) pārbaudes – tiek veiktas attālināti, ja ir iespējams piešķirt VID īslaicīgu piekļuvi datu ieguvei attālināti.
· Attīstība. Digitāla grāmatvedība neizbēgami ir katra uzņēmuma tuvāka vai tālāka nākotne. Laicīgi un gudri sakārtojot procesus, iegūs jebkurš gudri domājošs uzņēmums.
Kur meklēt palīdzību?
Uzņēmumu vadītājiem, kas vēlas uzlabot grāmatvedības organizācijas procesus, pirmkārt, jāvēršas pie sava grāmatveža un kopīgi jāizvērtē uzņēmuma reālās iespējas pāriet uz daļēji vai pilnībā digitalizētu grāmatvedību. Sākotnēji ir jāizvērtē visas tehniskās iespējas, jāsastāda ieguvumu un izmaksu analīze un pozitīva lēmuma gadījumā jāķeras klāt tehniskā nodrošinājuma izvērtēšanai un grāmatvedības organizācijas dokumentu pilnveidošanai.
Pieņemt lēmumu par grāmatvedības procesu digitalizāciju un grāmatvedības dokumentu pilnveidošanu vieglāku var padarīt sadarbība ar kādu no grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem, kas sniedz šādus pakalpojumus.
Kā viens no grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem, kas palīdz izstrādāt grāmatvedības organizācijas dokumentus, kā arī ikdienā klientiem nodrošina pilnībā digitalizētu grāmatvedību ir Grāmatvedības un finanšu vadības birojs. Ar mūsu sniegtajiem pakalpojumiem variet iepazīties šajā mājaslapā.
Rakstu sagatavoja: Grāmatvedības un finanšu vadības birojs.
Raksts publicēts portālā 1188.lv, pieejams šeit.
Kādēļ arvien vairāk uzņēmēju grāmatvedības kārtošanu uztic ārpakalpojumu grāmatvedim?
Teju divus gadus Latvijā un visā pasaulē ikdienas darbus esam spiesti organizēt attālināti, cik nu katram tas ir iespējams. Latvijā plašo pāreju uz attālināto darbu veicina labi attīstītā interneta infrastruktūra, laikus ieviestie attālinātās e-identifikācijas rīki, kā piemēram, e-paraksts, kas dod iespēju apliecināt savu identitāti digitālajā vidē, kā arī videokonferenču platformas un mākoņrisinājumi.
Attālinātā darba priekšrocības un trūkumi
Kā liecina nesenais LU produktivitātes zinātniskā institūta un Eiropas Politikas Pētniecības institūta pētījums par attālinātā darba ietekmi uz produktivitāti ilgtermiņā, var secināt, ka attālinātajam darbam ir daudz priekšrocības, bet ir arī savi trūkumi/izaicinājumi. Kā darba devēja priekšrocības minētas personāla izmaksu samazināšana (samaksa pēc paveiktā darba un kvalitātes, sociālo pabalstu un kompensāciju mazināšana, ražošanas izmaksu samazināšana (īre, darba aprīkojums utt.), iespēja piesaistīt kvalificētākos speciālistus neatkarīgi no viņu atrašanās vietas, kvalificēta personāla saglabāšana krīzes laikā ar minimālām izmaksām. Kā trūkumi/izaicinājumi minēti nepieciešamība rūpīgi pielāgot biznesa procesus attālināta darba organizēšanai (skaidrs uzdevumu formulējums, uzraudzības un novērtēšanas sistēmas ieviešana utt.), mazāka operatīvā sadarbība ar darbiniekiem, darba izpildes kvalitātes un nokavētu termiņu riski, konfidencialitātes un IT drošības pārkāpšanas riski. Kopumā vērtējot ieguvumus un trūkumus, var secināt, ka attālinātais darbs veicina izmaksu ietaupījumu – izdevumi par nekustamo īpašumu sastāda milzīgas patstāvīgās izmaksas, taču, ja birojā ir mazāk cilvēku vai to nav vispār, nepieciešamās vietas apjoms samazinās un līdz ar to arī samazinās ikmēneša izmaksas. Uzņēmumus nereti piemeklē tehniskas problēmas - sākot no drošības problēmām līdz mājas WiFi. Attālināts darbs var radīt virkni jaunu tehnoloģiju izaicinājumu. Darba devējam jāiegulda papildus līdzekļi darbinieku aparatūrā un programmatūrā un jāapsver apmācība vai tehniskais atbalsts.
Ārpakalpojumu speciālistu piesaiste
Ja agrāk uzņēmumu vadītāji bija pieraduši, ka jebkurā laikā var pieklauvēt pie sava darbinieka durvīm, nekavējoties saņemt informāciju, redzēt darba procesu, nodot vai saņemt dokumentus, tad šobrīd situācija ir krasi pamainījusies un liela daļa uzņēmumu vadītāji sev padotajiem darbiniekiem zvana vai raksta e-pastu, norunā grafikus informācijas un dokumentu apmaiņai, kā arī sazinās, izmantojot videokonferenču platformas. Šāds sadarbības process starp uzņēmēju un darbinieku īpaši neatšķiras no sadarbības procesa starp pasūtītāju un izpildītāju jeb šajā gadījumā - no sadarbības starp uzņēmēju un ārpakalpojuma sniedzēju. Slēdzot sadarbības līgumu ar ārpakalpojumu sniedzēju, uzņēmējs būtiski ietaupa ne tikai izmaksas, bet arī saņem pakalpojumus no uzņēmēja, kas specializējas savā jomā, strādā ar vairākiem uzņēmumiem, ikdienā piedzīvo dažādas situācijas ar uzņēmēja nozares klientiem un jau laicīgi uzņēmēju pabrīdinās par riskiem, ar ko var sastapties uzņēmējs, ja tas konkrētajā situācijā rīkosies tieši tā, kā nodomājis. Viena no uzņēmuma struktūrām, kas, pateicoties uzņēmumu pāriešanai uz attālināto darbību un var pilnībā pastāvēt kā ārpakalpojums, ir grāmatvedības pakalpojumi. Izvēloties grāmatvedības ārpakalpojumus, uzņēmums būs ieguvējs ne tikai īstermiņā, bet arī ilgtermiņā.
Izmaksu samazināšana
Pandēmija un darbinieku dīkstāve ir bijusi kā piespiedu skola uzņēmējiem, lai nākotnē izvēlētos slēgt izdevīgākus līgumus un izvairītos no dažādiem riskiem, piemēram, no patstāvīgajām izmaksām, kas rodas neatkarīgi no ieņēmumiem. Kā viens no veidiem, kā uzņēmējs var ietaupīt, piemēram, uz grāmatveža izmaksām, ir slēgt līgumu ar ārpakalpojumu grāmatvedi. Uzņēmējs iegūst, pirmkārt, uz biroja izdevumu rēķina - nav jānodrošina atsevišķa darbavieta, kur strādāt, nav nepieciešams iegādāt tehniku un, kas ne mazāk svarīgi uzņēmumiem - nav atsevišķi jāiegādājas licences, kas nepieciešamas grāmatvedības darbā. Otrkārt, ārpakalpojuma grāmatveža izmaksas tiek individuāli aprēķinātas un saskaņotas ar katru klientu. Latvijas prakse parāda, ka grāmatvedības pakalpojumu cena tiek noteikta pēc vidējā operāciju skaita mēnesī. Ikmēneša grāmatvedības pakalpojumu cena ir atkarīga no uzņēmuma darbības sfēras, darījumu sarežģītības pakāpes, ienākošo un izejošo dokumentu skaita, darbinieku skaita, pamatlīdzekļu apjoma, kā arī skaidras naudas darījumiem. Svarīgi piebilst, ka uzņēmuma preču un pakalpojuma realizācijas apjoms grāmatvedības pakalpojumu cenu neietekmē.
Drošība par saņemto pakalpojumu
Grāmatvedības likums, kas stājās spēkā ar 01.01.2022. paredz, ka ārpakalpojumu grāmatvedis var būt persona, kurai ir vismaz pirmā līmeņa augstākā izglītība grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā un tai ir vismaz triju gadu pieredze grāmatvedības jomā, kā arī grāmatvedim ir jābūt spēkā esošai civiltiesiskās atbildības apdrošināšanai, kuras atbildības apdrošināšanas minimālais atbildības limits nedrīkst būt mazāks par:
1) 3000 euro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskās darbības iepriekšējā pārskata gadā nepārsniedz vai ir vienāds ar 300 000 euro;
2) 5000 euro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskās darbības iepriekšējā pārskata gadā pārsniedz 300 000 euro.
Uzticot grāmatvedības uzskaiti ārpakalpojumu grāmatvedim, uzņēmējs var būt drošs, ka ārpakalpojumu grāmatvedim ir atbilstoša izglītība, pieredze un gadījumā, ja grāmatvedis kļūdīsies, zaudējumi tiks atlīdzināti.
Raksta autors: Grāmatvedības un finanšu vadības birojs
Raksts publicēts portālā zl.lv Pieejams šeit